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西安交通工程学院档案管理工作规定

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西安交通工程学院档案管理工作规定

第一章   总则

第一条  加强学院档案管理,逐步实现档案工作的规范化、制度化、科学化的学院档案工作的目标。根据 《中华人民共和国档案法》 、国家档案局 《机关档案工作业务建设规范》 ,参照国家教委 《普通高校档案管理办法》 和 《高等学院档案实施分类办法》 ,结合学院实际,特制定本规定。

第二条  学院档案是指建院以来在教学、科研、管理及其他各项活动中,直接形成的具有保存价值的文字、图标、声像等各种文件材料。全院所有教职员工都有保护、立卷、移交和利用档案的权利与义务。

第三条  学院档案是学院建设、发展各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证。必须由学院综合档案室集中统一管理,确保档案的完整、系统、准确和安全。

第四条  学院档案管理工作是学院各项管理工作的重要组成部分,是衡量学院教学质量和管理水平的重要标志,各部门、单位必须加强档案工作的领导和管理。

第五条 学院各类档案资料,严格执行文书处理、部门立卷,综合档案室保管。

第二章 机构设置与管理制度

第六条 学院档案工作接受上级教育行政管理部门和业务部门的领导,接受国家各级档案行政管理机构的指导、监督和检查。

第七条 学院档案管理工作在分管院长的领导下,并成立学院档案管理委员会。“学院档案管理委员会”是学院档案工作的行政管理机关。

第八条 学院档案管理委员会下设办公室和鉴定、销毁等职能工作领导小组,综合档案室主任由学院办公室主任兼职,负责档案日常工作。

第九条 学院各单位、部门必须由一名负责人分管该单位的档案工作,并配一名兼职档案管理员。

第十条 学院综合档案室作为学院档案管理委员会的职能办公室,主要职责是:

()制定学院档案工作规章制度,监督、指导、检查制度执行情况。

()负责收集、征集、规范、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料。

()负责指导、监督、检查、协助学院各单位、部门立卷归档,做好归档档案的接收工作。

()提供档案利用,为教学、科研等各项工作服务。

()搞好档案的统计工作。

()对超过保管期限的档案,提出鉴定和销毁初步意见。

()按库房管理规定,保管室内卫生、干净整洁。

第十一条 学院档案管理工作人员 (包括以档案工作为主的兼职档案员)列入学院事业编制。

第三章 文件材料立卷归档要求

第十二条 文书处理部门对文件材料应按内容、时间、重要程度和文件材料的自然形成立卷。

第十三条 文件材料归档的要求

()归档的党、政文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

()归档的党、政文件材料必须反映学院党、政部门工作活动的全过程,保证完整性、准确性、系统性。

()归档的重点,以学院综合性文件材料为主;其次是上级和其它单位发来的文、电及附件,上级来文中应以针对学院的指导性、指令性文件为主。

()归档的主要内容包括党群、行政、学生、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、声像等。声像档案根据其载体性质、幅面尺寸以及特殊要求,按载体类型分别单独存放,按相应档案类别管理。

()归档的文件材料,应质地优良,格式统一,手稿字迹工整,图像清晰,签字手续完备,装订整齐、美观,符合规范和标准要求等。

()各部门工作人员因公外出开会、学习所获得的文件材料,各级领导代表学院签订的合约、颁发的证书以及书信来往应由其职能部门整理归档。

()凡属归档的文件材料都是国家的公有财产,是维护学院经济利益、合法权益和历史真正面貌的重要依据,任何部门和个人均不得据为己有。

第十四条 文件材料归档的时间

()党、政、工、团的文件材料,应按年度归档,一般应在每年的六月底前将上年的文件材料归档。

()教学文件材料按学年归档,一学年归档一次。一般应在每年的十二月底以前将上学年的教学文件材料归档。

()科研、基建的文件材料,一般归档一份,对于周期较长的项目,可按阶段分批归档,周期短的项目可在文件材料全部形成后三个月内一次性归档。

第十五条 不归档文件材料

()上级机关普法供参阅,即不办理的文件材料。

()上级机关发来供参考的抄件。

()重份文件。

()无查考利用价值的事务性、临时性文件、通知等。

()未经会议讨论,未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报手稿,一般性文件的历次修改稿。

()学院内部互相抄送的文件、材料,不作为公文办理的行文、介绍信等。

第四章 档案管理

第十六条 对接受的档案,档案室要按照规定的分类编号方法,进行统一分类、登记、编目排列。保密档案要及时确定密级和变更、解密时间,严格执行有关规定。

第十七条 橱内档案分别按保存期限、档案组织年代、部门序列排列整齐,调出的档案随时整理放回原位。

第十八条 根据工作需要,编制必要的目录、卡片等检索工具,积极主动展开利用工作。

第十九条 综合档案室要努力创造条件,实行现代化检索和查阅办法。努力推行网上档案管理系统。

第二十条 学院应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备,逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章 经费、库房和设备

第二十一条 档案工作所需经费,列入学院预算统筹解决。

第二十二条 档案库房和业务用房,应符合国家 《档案馆建筑设计规范》,并做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求;档案库房管理要做到:

()档案橱架要排列整齐。

()严禁在库房内吸烟。

()室内定期打扫卫生,保持清洁。

第二十三条 档案设备管理

()档案室所有设备应有专人负责管理,定期维护,严格执行学院设备管理规定。

()档案室设备不得外借和个人私用。

第六章 档案借阅和利用

第二十四条 学院综合档案应该依照规定向全院和社会开放档案,利用和开放档案的原则如下:

()档案自形成之日起满三十年的,除未解密或需要控制使用部分外,报院长批准后。均应分期分批向社会开放。

()未经学院授权或上级主管机关批准,任何组织或个人无权公布档案。

第二十五条  开放档案免费为全院教职工提供借阅服务。借阅人借阅档案要填写借阅审批单;查阅各部门档案及行政工作方面的保密档案,需经学院办公室主任签批。

第二十六条  外单位查阅档案者,学院综合档案室制订有偿服务标准,报分管院领导批准执行,同时要持单位介绍信,经综合档案室主任批准。

第二十七条  档案材料一般不准带出档案室,确需借出者,须经分管院领导批准。

第二十八条  档案用完后应按期归还,如需延长时间应补办续借手续。

第二十九条  对借出的档案要妥善保管,不得私自拆毁、涂改和展览,不得将档案转借他人用。

第三十条  如需复制档案应作登记,重要的需经学院办公室主任批准。

第三十一条  档案在借阅期间发生的一切问题,均有借阅人负责。

第三十二条  借阅期间发生丢失、拆毁、涂改和违反规定现象的要按有关规定酌情给予处理。

第三十三条  学院人事档案不属于开放范围,一般不得借阅,确需借阅应按规定办理有关手续。

第三十四条  根据档案管理规定,学院综合档案室应该按时提出需鉴定、销毁档案的明细方案,及时交学院档案管理委员审核。

第三十五条  需鉴定和销毁的档案要严格执行学院档案鉴定和销毁制度。

第七章  电子档案的归档

第三十六条  总则

()对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当有主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,确保电子文件形成信息的真实性、安全性、完整性和可利用性。

() 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体的形式文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

()具有保存价值的电子文件,必须生成纸质文件等拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等与拷贝一并归档。

第三十七条  保存与纸质文件等内容相同的电子文件时,要与纸质文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。

第三十八条  电子文件的归档范围标准

()电子文件的归档范围参照本规定纸质和上级有关规定执行。

()在进行电子文件归档工作中时,应按其基本技术条件进行检测。

()电子文件在归档前,应参照国家关于文件的现行有关规定进行相应的鉴定,鉴定结果要在电子文件的机读目录上制作相应的标识。

第三十九条 电子档案保管条件

()归档的电子文件资料应制作有标识的数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式两套,一套封存保管,一套供查阅使用。

()电子档案的封存载不外借,利用时要使用备份件。  

第八章  考核、奖励与处罚

第四十条  综合档案室明确各部门、单位档案管理人员职责,对优秀工作单位、个人给予奖励,并享受学院同类单项奖励的待遇。

第四十一条  依照本规定应移交综合档案室保管的各类档案资料,学院各部门、单位和个人应无条件立卷归档上交,无正当理由拒绝上交的档案管理委员会给予通报批评或适当的处罚。

第四十二条 对违反国家法规、上级有关档案管理文件和学院档案管理规定的,学院档案管理委员会应及时提出处理意见,并按规定建立备案手续上报有关部门。

第四十三条  没有移交档案室保存的科研课题、学术论文等,在职称评定、评先选优、科学奖励时学院不承认。即应立卷归档的资料,学院综合档案室的认证是唯一合法有效的。

第九章  附则

第四十四条  本规定由综合档案室负责解释。

第四十五条  本规定自公布之日起执行。