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关于做好2015年度 档案资料归档工作的通知

作者:档案室    发表时间:

各教学及辅助单位,机关处室:

按照国家、教育部和我院档案工作的有关规定,为做好我院资料归档工作,保证各类文件资料齐全完整,更好地为学院教学、科研和管理工作服务,请各部门将2015年度工作中形成有保存、利用价值的资料整理好,移交到学院综合档案室集中归档。现将有关事项通知如下:

一、归档范围

重点做好下列反映部门主要职能活动和基本历史面貌的各种形式的文件资料的归档工作:

(一)党政领导的重要讲话;

    (二)全校性工作计划、发展规划和工作总结;

    (三)综合性统计报表;

    (四)重要的简报;

    (五)重要的规章制度;

    (六)院、处级领导干部任免的文件;

(七)机构成立、撤消与合并、学院升本过程中的文件;

(八)上级和本部门制定的须贯彻执行的重要法规政策性文件;

(九)重要会议、重大活动、重要科研、基建、设备、产品的有关文件和声像(照片、录音、录像)、实物(如:上级党政领导的题词、中外友人、著名校友赠送的字画和礼品等)资料;

    (十)重要问题的请示、报告、批复、合同、协议等;

    (十一)获省市级以上奖励的教学、科研成果以及先进个人、先进集体的申报材料、荣誉册和奖杯、奖状等;

    (十二)科研档案资料,属于管理性文件的由科研单位收集整理归档,属科研项目的资料,在课题项目结题或通过评审、鉴定成果、验收后两个月内,课题项目负责人负责收集、整理,并将成套资料交科研部门,由科研部门集中统一移交档案室;

    (十三)专业设置、教学评估材料、学生学籍卡、成绩卡等资料;

    (十四)系部、学院毕业生集体照和电子版;

    (十五)单位工作大事记;

(十六)声像资料(照片、录音带)应有文字说明,主要包括:拍摄时间、地点、所反映的事件和人物,拍摄人姓名等。

    二、归档资料收集时间

归档资料收集截止日期为2016530日,教学资料归档时间截止2016630日。科研(课题)类项目档案,在项目完成,通过鉴定验收后2个月内归档。

三、归档要求

(一)重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。

(二)归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。

(三)归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。

(四)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式2份)。

(五)涉密与非密文件的移交目录应分开填写,其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交档案室。

四、归档程序

(一)归档验收

档案移交时,交接双方当面检查,档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。

(二)移交手续

各部门移交档案材料时必须一起移交纸质版和电子版“档案移交目录表”(见附件),一式三份。填写内容包括:序号、文号、责任者、文件题名、制文日期、备注等项。该目录移交后,交接双方签字,归档单位留存1份,档案馆留存2份备查。

(三)移交地点

所有档案均移交至学院综合档案室(行政楼106室),各单位在移交档案时,请提前一天联系档案室负责人胡晓宁老师。联系电话:89028008

五、做好档案预立卷工作

档案预立卷工作,是学院档案管理的基础工作之一,是学院实行部门立卷制度的一个重要环节。为了促进学院档案管理水平的整体提高,各单位要认真做好档案预立卷工作。

(一)平时立卷

做好平时立卷工作,是各部门秘书人员(兼职档案员)掌握文件来龙去脉,便于工作随时查找利用,充分发挥职能部门立卷优越性的关键。各立卷部门要严格按照制度做好平时的收发文登记工作,对办理完毕的文件及时进行收集、整理,避免文件资料丢失,确保归档案卷的完整性。

(二)建立规范的预立卷类目

预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据,建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。立卷部门要根据本部门的工作职责和当年工作任务编制预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作,又要突出部门的年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容,同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次填好编号。

(三)明确预立卷工作职责

学院各职能部门要把预立卷工作列为档案工作目标管理的重要内容,在档案工作制度中进一步明确预立卷工作的职责。学院档案室负责对立卷部门预立卷工作的业务指导和检查,重点检查兼职档案员平时预立卷类目的编制和执行情况。

  

附件:《归档文件目录》样表

 

 

西安交通工程学院

2016314

2015年归档文件目录表